Tietosuojaseloste.

Tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10§ ja 24§
Wilmark Oy
11.11.2021

Rekisterinpitäjä
Wilmark Oy (jäljempänä ”Yritys”) (Y-tunnus: 2756652-2)
Koiramäki 11
33960 Pirkkala

Rekisteriasioista vastaava
Toimitusjohtaja Ville Patja
+358 50 3823288
ville.patja@wilmark.fi

Rekisterin nimi
IPR rekisteri

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus

Yritys pitää rekisteriä asiakkaidensa immateriaalioikeushakemuksista, kun ne ovat valmisteilla, toimitettuna viranomaiselle sekä asiakkaille myönnetyistä rekisteröidyistä oikeuksista. Rekisteri pitää sisällään myös tietoja, joita on käytetty hakemuksen valmistelussa, vastauksien laatimisessa viranomaisille, asiakkaan liiketoiminnan kehityksessä tai asiakkaiden kanssa käydyssä kirjeenvaihdossa. Tietoja käytetään yrityksen toiminnan dokumentoimiseen ja asiakkaiden etujen valvontaan oikeuksia haettaessa sekä hakemuksen ja oikeuden voimassaolon aikana.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterin tietoja ovat hakijan/-haltijan nimi, yhteyshenkilö, osoite ja y-tunnus. Hakemuksen numero, hakemuspäivä ja myöntöpäivä, etuoikeuspäivä ja mahdollinen etuoikeus, hakemuksen tila. Hakemukseen liittyvät valtakirjat ja siirtokirjat ja muut dokumentit. Mahdollisen muun asiamiehen nimi, yhteyshenkilö ja yhteystiedot. Viranomaisille toimitetut hakemusdokumentit ja niiden valmisteluun käytetty aineisto. Kirjeenvaihto viranomaisten kanssa. Asiakkuuteen ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten kirjeenvaihto asiakkaan kanssa. Tiedot laskutuksesta ja vuosimaksuista sekä mahdollisesta vuosimaksuvastaavasta. Edellä mainittujen tietojen muutostiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot merkitään hakemusten ja niihin liittyvien täydennystietojen perusteella, jotka saadaan hakijoilta, haltijoilta tai heidän edustajiltaan tai viranomaisilta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Hakemuksen jättämisen yhteydessä tarvittavat tiedot toimitetaan asianomaiselle viranomaiselle, joka voi sijaita myös EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella Henkilötietolain (523/1999) 23§:n mukaisesti.

Siltä osin kuin asiakkaan toimeksianto koskee Suomen ulkopuolisia toimenpiteitä, on Yrityksellä oikeus sopia kolmannen tahon/paikallisen asiamiehen kanssa näiden toimenpiteiden suorittamisesta toimeksiantajan lukuun. Tässä yhteydessä tietojen siirrossa EU:n ulkopuolelle toimitaan Henkilötietolain (523/1999) 23§:n mukaisesti.

Viranomaisten rekisteristereissä olevista tiedosta on jokaisella oikeus saada tietoja siltä osin kuin ne ovat julkisia, esimerkiksi julkisten tietokantojen kautta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan Yrityksen hyväksymällä henkilökunnalla.

B. Sähköinen aineisto

Rekisteri säilytetään sähköisessä muodossa, joka on suojattu asianmukaisesti Yrityksen sisäisillä käyttöoikeuksilla. Tietojen häviämättömyydestä huolehditaan varmuuskopioinnilla. Tietojärjestelmissä on asianmukaiset virus- ja haittaohjelmien suojaukset. Tietoliikenneyhteydet on suojattu asianmukaisesti.

Mahdolliset käytössä olevat pilvipalvelut takaavat riittävän tietosuojan tason Henkilötietolain (523/1999) 22§ ja 22s§ perusteella. Tietojen siirtäminen EU:n ulkopuolelle on myös mahdollista Henkilötietolain (523/1999) 23§:n mukaisesti.

Tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus tarkastaa mitä tietoja hänestä on merkitty rekisteriin tai että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Tiedot voi tarkastaa maksutta kerran vuodessa. Tarkastusoikeus perustuu Henkilötietolakiin (523/1999) 26§-28§.

Tietojen korjaaminen

Jokaisella rekisteriin merkityllä on oikeus pyytää rekisteriin tallennetun virheellisen tiedon korjaamista siten kuin yleisesti säädetään Henkilötietolain (523/1999) 29§. Korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti Yritykselle. Tiedon korjaamista pyytävän henkilöllisyys varmistetaan tarvittaessa. Mahdollisesta korjauspyynnön epäämisestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti.